Fases del aprovisionamiento

1. Detección de las necesidades

El departamento de compras recibe las peticiones de compras del resto de departamentos. Deben concretar cuáles son las necesidades para el desarrollo de la actividad: ¿Qué comprar? ¿Cuándo comprar? ¿A quién comprar? ¿Cómo pagar?

2. Desarrollo de las especificaciones

En el boletín de compras se solicita al departamento de compras la adquisición de materias primas, materiales auxiliares, productos o servicios... En este boletín se incluyen las características técnicas del producto, la cantidad, calidad, envases, …

3. Búsqueda de proveedores y solicitud de ofertas

El departamento de compras, según las necesidades, debe localizar fuentes de aprovisionamiento adecuadas para establecer los contratos de compras y aprovisionamiento con los proveedores. Para ello, deberá establecer una serie de criterios básicos que deberá cumplir el producto que se va a adquirir. Obtener una lista de proveedores.

4. Selección de proveedores

Una vez recibidas las ofertas de las empresas, se realiza un proceso de selección de proveedores considerando los criterios establecidos.

5. Negociación con los proveedores

Una vez obtenida las ofertas de varios proveedores y seleccionada la que cumple los criterios exigidos por la empresa, es el momento de realizar la compra, previa negociación con el proveedor seleccionado.

6. Realización del pedido

Una  vez obtenido un acuerdo, se realiza el pedido. El pedido se desarrolla con el lanzamiento de la orden de compra por parte de la empresa compradora, en el que deben aparecer los aspectos acordados en la negociación, entre otros.

7. Seguimiento y control de la compra

Entre la emisión de la nota de pedido y la recepción y el pago de la factura, es necesario desarrollar un seguimiento del proceso que verifique que todo se ha desarrollado según lo previsto.

8. Evaluación de la compra

Se analiza y valora el resultado de la compra según la satisfacción de las necesidades de la empresa y del cumplimiento de los acuerdos por parte de los proveedores. Los resultados pueden ser satisfactorios (se repetirá la compra) o insatisfactorios (no se repetirá). Se lleva a cabo un control de los objetivos planteados inicialmente, se valoran los criterios de calidad y se realiza un análisis de los resultados.